전문적인 이메일 작성 방법

전문적인 이메일 작성 방법

전문가들은 매일 이메일을 처리합니다: 고객에게 답장하고, 회사 소식을 알리고, 동료들에게 도움을 요청하고, 새로운 파트너에게 연락하고… 어떤 이메일은 효과적이지만, 어떤 이메일은 추가 잡음만 만들어 휴지통 폴더에 남게 됩니다. 사람들이 실제로 읽고 행동하는 명확하고 전문적인 이메일을 만드는 것은 비즈니스 세계에서 필수적인 기술입니다.

이 글에서는 비즈니스 이메일 작성 방법, 전문 이메일 형식, 이메일을 보다 즐겁고 생산적으로 만들 수 있는 고급 기술에 대해 알아봅니다.

전문적인 전자 메일을 작성하기 전에 준비하는 방법

메시지 초안을 작성하기 전에 잠시 시간을 내어 이러한 질문을 스스로에게 던지십시오.

내 이메일의 목표는 무엇인가?

당신이 쓰는 모든 이메일에는 목적이 있어야 한다. 도움을 요청하거나, 파트너십을 제안하거나, 중요한 소식을 알리는 등의 방법을 사용할 수 있습니다.

때때로 여러분은 몇 가지 목표를 마음에 두고 있을 수도 있습니다. 예를 들어, 미래의 웹 사이트 구조에 대해 토론하고 몇 가지 콘텐츠 아이디어를 브레인스토밍 할 사람이 필요합니다. 하나의 메시지에 대한 정보가 너무 많습니다! 이 상황에서는 받는 사람이 더 쉽게 대답할 수 있도록 두 개의 전자 메일을 별도로 쓰는 것이 좋습니다. 모든 이메일을 단 한 가지에만 할애하면 더 빠른 답변을 얻을 수 있습니다.

전자 메일을 쓰는 이유를 모를 때는 보내지 마십시오.

만약 어떤 사람이 당신의 이메일을 읽고 "그래서 어쩌지?"라고 생각한다면, 그것은 아마도 명확한 목표가 없을 것이다. 당신은 단지 당신의 시간과 받는 사람의 것을 낭비하고 누군가의 받은 편지함을 더 혼란스럽게 만들었다.

내 청중은 누구지?

일단 목표를 알게 되면, 이메일을 보낼 수 있는 최적의 사람을 정의하십시오. 네가 요구하는 것은 누구의 책임이니? 이메일을 보내기 전에 적절한 수신자를 찾는 것은 답장을 받을 기회를 크게 증가시킨다.

이 사람과의 관계는 어떠세요? 이 질문에 대답하면 전자 메일의 톤과 내용을 정의하는 데 도움이 된다. 차가운 이메일의 경우, 동료에게 이메일을 보낼 때 필요 없는 반면, 여러분 자신과 회사에 대해 더 많은 것을 말해야 할 것이다.

이메일을 보내는 것이 적절한가?

이메일은 의사소통의 많은 채널들 중 하나일 뿐이고, 보편적이지 않다. 예를 들어 이메일이 즉각적인 회신을 의미하지는 않는다. 급한 일이 있으면 메신저로 사람을 핑핑하거나 그냥 전화하는 게 좋다.

이메일은 나쁜 소식을 전하거나 갈등을 일으키기 위한 최적의 장소가 아니다. 화가 나거나 화가 났을 때 이메일을 보내는 것은 항상 나쁜 생각이다. 만약 당신이 누군가에게 불쾌한 말을 할 필요가 있다면, 직접 해라.

전문가 이메일 작성 방법: 주요 구성 요소

일단 목표와 청중을 염두에 두고 글을 쓰기 시작하라! 을 고수하는 것이 중요하다. 비즈니스 이메일에 포함할 내용은 다음과 같다.

1. 제목줄

이것은 당신의 이메일에서 첫번째로 보이는 것이고, 그것은 보통 그들이 당신의 메시지를 실제로 열었는지 여부를 정의한다. 좋은 제목줄은 수신자에게 이메일의 내용과 읽어야 하는 이유를 알려준다.

 

❌ 금지: 공지사항
✅ 허용: 새로운 최고 운영 책임자 만나보기

 

❌ 금지: 검토하기
✅ 허용: 금요일까지 검토하십시오.

 

❌ 금지: 회의 초대
✅ 허용: 좀비 종말론 컨퍼런스에 참석해 주십시오.

2. 경례

이메일이 시작될 때, 이름으로 인사하고 "안녕" 또는 "안녕하세요"와 같은 적절한 인사말을 사용하십시오. 전문 e-메일에 '헤이'와 '요'를 생략하는 것이 좋다. 사용할 전자 메일 인사말과 피할 전자 메일 인사말을 확인하십시오.

3. 이메일 본문

이메일 본문을 만드는 동안, 여러분의 목표는 다른 사람이 여러분의 이메일을 쉽게 읽고, 이해하고, 답할 수 있도록 하는 것이다.

독자의 시간을 소중히 하다. 받는 사람에게 어떻게 지내는지, 무엇을 하고 있는지 물어보는 긴 수속은 필요 없다. 인사는 짧고 최소한으로 해야 한다. 이것은 특히 당신이 매우 바쁜 사람들에게 이메일을 보낼 때 사실이다. 자기소개를 해야 한다면 짧고 간단하게 한 다음 본론으로 직진한다.

받는 사람에게 기대하는 것을 쓰고 그들이 알아야 할 추가 정보를 포함시키십시오. 동시에, 당신의 이메일에 수많은 세부사항들을 과부하하지 말고 간결하게 유지하라.

이메일을 읽기 쉽게 만드세요. 정형화되지 않은 텍스트 벽은 모든 사람들이 그것을 읽는 것을 단념시킨다. 전자 메일을 문단으로 구분하고 제목을 포함하며 번호가 매겨진 목록과 글머리표 목록을 활용하십시오. 다행히도, 현대의 이메일 고객들은 많은 포맷 을 제공한다. 선택한 을 읽을 수 있고 전자 메일에서 다른 사람의 주의를 흐트러뜨리지 않도록 하십시오.

4. 콜 투 액션

이메일이 끝날 때, 독자가 무엇을 하기를 원하는지 분명히 하십시오. 그들이 그것을 그냥 추측할 것이라고 기대하지 마라. 구체적인 실천요구가 있을수록 좋다.

 

❌ 금지: 한 번 봐주십시오.
✅ 허용: 6월 14일 금요일까지 계약서를 검토해 주시기 바랍니다.

 

❌ 금지: 네 생각을 말해줘!
✅ 허용: 컨퍼런스에 참석하려면 다음 주 월요일까지 [링크] 양식을 작성하십시오.

5. 마감 및 종료 승인

격식 수준에 따라 "진짜", "최고의 안부" 또는 "최고의"와 같은 정중한 문구로 이메일을 종료하고 이름과 연락처 세부사항으로 승인하십시오. 아름답고 전문적인 이메일 서명을 작성하는 방법에 대해 자세히 알아보십시오

프로페셔널 전자 메일

예 #1

동료에게 보내는 이 이메일은 짧고 달콤하다. 그것은 바로 요점까지 가서 기한을 정해놓고 행동을 취해야 한다는 분명한 요구를 하고 있다. 줄리는 단 몇 초 만에 그것을 읽고 이해할 수 있답니다!

예제 #2

비록 이것은 차가운 이메일이지만, 긴 인사나 소개는 없다; 가장 중요한 정보는 첫 문장에 포함되어 있다. 그리고 나서, 사라는 톰에게 왜 그가 회의에 초대되었는지, 그 행사는 무엇에 관한 것인지, 그리고 그가 연설자로써 어떤 혜택을 받을 것인지 설명해준다. 이메일 형식과 구조는 메시지를 쉽게 훑어보고 필요한 세부사항을 빠르게 찾을 수 있게 해준다.

전자 메일을 보내기 전에 확인할 내용

작곡이 끝나면, 「보내기」를 누르려고 서두르지 않는다. 중요한 내용을 잊어버리지 않도록 전자 메일을 주의 깊게 읽어 보십시오.

1. 수신자 이름을 다시 확인하십시오. 그들은 이메일 본문 어딘가에 있는 오타를 용서할 수 있지만 분명히 그들의 이름으로 된 것은 아니다!
2. 이메일 주소를 확인하십시오. 꼭 알맞은 사람에게 편지를 쓰도록 해라. 이메일 계정이 여러 개인 경우 필요한 주소에서 이메일을 보내고 있는지도 확인하십시오.
3. 제목이 있는지 확인하십시오. 그것은 당신의 이메일에 무엇을 기대해야 하는지를 수신자에게 알려줄 것이다.
4. 독자의 입장에 서라. 당신의 이메일을 마치 당신에게 보낸 것처럼 다시 읽어 보십시오. 읽기 쉽니? 누가 당신에게 연락하고 있는지, 무슨 내용인지, 그들이 당신에게 무엇을 기대하는지 이해할 수 있는가? 무례하게 들리거나 모호하게 들리는 구절이 있는가?
5. 문법과 철자를 확인한다. 오자와 실수가 전체 인상을 망치게 하지 마라.
6. 파일을 첨부하는 것을 잊지 마십시오. 문서를 다른 사람에게 보내는 경우, 수신인이 실제로 문서를 수신하는지 확인하십시오.

고급 비즈니스 이메일 팁

정식 이메일 쓰는 법을 배웠지만, 이메일을 보내면서 더 편안해지고, 시간을 절약하고, 때로는 평판까지 얻을 수 있는 해킹이 몇 가지 있다.

1. 보내기 취소

'보내기'를 친 후 끔찍한 실수를 깨달은 적이 있는가? 당신은 여전히 재앙을 막을 수 있다. 우리의 이메일 클라이언트 스파크는 5초 이내에 이메일 전송을 취소할 수 있게 해준다. Mac에서 Cmd ⌘ + Z를 누르십시오. iOS 또는 Android에서 화면 하단의 Undo를 누르십시오. 실행 취소 기능은 Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Exchange 등 모든 주요 제공업체의 e-메일과 함께 작동한다.

2. 이메일 스케줄링

업무용 이메일에 타이밍이 중요한데, 특히 다른 시간대 사람들과 의사소통을 할 때는 더욱 그렇다. 스파크는 당신이 원할 때마다 메시지를 초안을 작성하고 그들이 회신할 가능성이 가장 높을 때 받는 사람이 그것을 확실히 받을 수 있도록 당신이 나중에 이메일을 보내도록 예약 할 수 있게 해준다.

3. 후속 주의사항

이메일은 즉각적인 회신을 필요로 하지 않으며, 받는 사람은 보통 당신에게 연락하기 위해 며칠의 영업일이 있다. 어쨌든, 너는 너의 메시지가 결국 흐지부지되는 것을 원하지 않아. 스파크에 후속 주의사항을 설정하면, 앱은 마감일 이후 회신을 받지 못한 경우 알려준다. 이렇게 하면, 네가 보낸 모든 이메일을 추적할 필요가 없어. 스파크가 해줬어

업무용 이메일을 쓰는 것은 보이는 것만큼 까다롭지 않다. 단지 당신의 목표를 마음에 두고 독자의 시간을 소중하게 여기며 전문적인 이메일 형식을 따르고 당신의 메시지를 가장 간결한 방법으로 전달하라. 우리는 전문적인 이메일을 쓰는 방법에 대한 우리의 조언이 당신이 효과적으로 의사소통하고 당신의 비즈니스 목표를 달성하는데 도움이 되기를 바란다.

실행 취소 보내기 및 이메일 스케줄링과 같은 이메일 초능력을 얻으려면 스파크를 무료로 다운로드 하고 이메일에서 더 나은 성능을 누리십시오!

 

출처: https://sparkmailapp.com/blog/how-to-write-professional-email